POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE ET DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

01/06/2021

Dans le cadre de l’utilisation de notre site internet https://www.asdetrefle.nc notamment pour vos achats en ligne, la création d’un compte client, ou en participant à des évènements (jeux, concours, inscription à des newsletters...), vous êtes amenés à fournir des données personnelles vous concernant, à :

L’AS DE TRÉFLE,
Société en Nom Collectif au capital social de 1.000.000 XPF
Dont le siège social est situé à Nouméa, 202 rue Gervolino- BP 3493,
Immatriculée sous le n°61 093 RCS NOUMEA

 

Vos questions :

• Pourquoi vos données sont-elles utilisées et pour quelles finalités ?
• Quelles données collectons-nous ?
• A qui peuvent être destinées vos données personnelles ?
• Quels sont vos droits et comment les exercer ?
• Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?
• Qui contacter en cas de questions ?

 

Pourquoi vos données sont-elles utilisées et pour quelles finalités ?

L’As de Trèfle souhaite vous faire bénéficier des meilleures fonctionnalités pour une navigation fluide et plus personnelle. Pour ce faire, nous traitons notamment vos données relatives à votre utilisation du site web afin de vous diffuser des offres adaptées à vos centres d’intérêts ou de mesurer l’impact de nos campagnes publicitaires qui vous sont présentées.

 

Pour ce qui concerne les données du site e-commerce pour :

• Gestion des demandes reçues via le formulaire de contact du site e-commerce ;
• Gestion des contrats, commandes, livraisons, factures des clients ;
• Gestion des paiements en ligne via La CSB/EPAYNC ;
• Gestion des avis sur produits et réclamations ;
• Réalisation d’enquêtes de satisfaction et études clients ;
• Réalisation d’actions de prospection commerciale et de marketing ;
• Communication de newsletter et autres informations d’ordre relationnel.

 

S'agissant des données des clients/prospects, pour :

• Gérer les contrats (gestion des devis, des bons de commande, de la livraison, de l'exécution du service ou fourniture de bien, des factures, des paiements) ;
• Tenir la comptabilité générale et gérer les comptes clients ;
• Établir des statistiques financières ;
• Réaliser des enquêtes de satisfaction et des études clients (sondages, tests produits, statistiques de vente) ;
• Gérer les réclamations, le SAV et les garanties (par téléphone ou directement en magasin)
• Réaliser des actions de prospection commerciale et de marketing (envoi de messages publicitaires, jeux-concours, promotion, sondage) ;
• Gérer les avis des personnes sur des produits, services ou contenus.

 

Pour ce qui concerne les données des candidats au recrutement :

• La gestion des candidatures.

De façon générale, la Société As de Trèfle ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

 

Quelles sont les données que la sociéte l'As de Tréfle collecte ?

La Société As de Trèfle collecte différents types de données personnelles vous concernant :

• Les données personnelles relative à l’identité que vous nous communiquez directement : notamment la civilité, vos nom, prénom, n° téléphone et, dans certains cas, votre date de naissance.
• Les données relatives à vos coordonnées : votre adresse physique et votre e-mail.
• Les données bancaires : les données sont traitées par EPAY.NC/CSB en qualité de coresponsable) : numéro de carte, date d’expiration et cryptogramme.

 

Les données personnelles sont collectées :

• Lorsque vous remplissez un formulaire en ligne,
• Lorsque vous validez votre panier,
• Lorsque vous créez un compte Utilisateur,
• Lorsque vous inscrivez à la newsletter,
• Lorsque vous payez en ligne,
• Lorsque vous vous déplacez dans nos magasins,
• Lorsque vous demandez un devis,
• Lorsque que vous réalisez un achat,
• Lors de l’établissement d’une facture,
• Lors de la livraison de produits,
• Lorsque vous contactez le service client pour poser une question, introduire une réclamation,
• Lorsque vous donnez votre avis ou participez à un jeu,
• Lorsque vous candidatez à une offre d’emploi ou que vous nous adressez votre candidature spontanée.

De façon générale, lorsque vous échangez avec la Société As de Trèfle de quelques manières que ce soit.

La communication de vos données personnelles est volontaire et nécessite votre consentement express. Toutefois, certaines informations, identifiées par un astéritique, sont indispensables à la Société As de Trèfle pour traiter votre demande. Sans ces informations, la Société As de Trèfle ne pourra traiter votre demande.

• Les données personnelles que nous collectons automatiquement

Nous collectons automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au Site de la Société As de Trèfle, notamment, les informations sur votre navigation. La Société As de Trèfle utilise des cookies et d'autres technologies de suivi pour collecter des informations vous concernant lorsque vous interagissez avec le Site de la Société As de Trèfle.

Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter la Politique Cookies. Pour la consulter : cliquez ici

 

Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?

La Société As de Trèfle collecte vos données personnelles pour les finalités décrites au point 1 de la présente Politique dont les bases légales de traitement sont les suivantes :

• L’exécution d’un contrat existant entre la Société et vous ;
• Le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise la Société ;
• Votre consentement.
•  

L’exécution des relations contractuelles avec la Société As de Trèfle

Vos données sont nécessaires à l’exécution du contrat auquel vous avez souscrit ou vous souhaitez souscrire. Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat notamment concernant le paiement en ligne (mode d’exécution des obligations), Les opérations relatives à la gestion des clients : devis, commandes, livraison, facture, e suivi de la relation client : gestion des réclamations, SAV, les opérations relatives à la gestion des fichiers fournisseurs : les opérations administratives liées aux contrats, commandes, livraison, factures.

 

Le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise la Société As de Trèfle

Certaines de vos données sont traitées par la Société As de Trèfle pour répondre à ses obligations légales, notamment :

• Répondre à ses obligations légales, notamment aux règles comptables applicables, en matière de gestion des comptes clients ou comptes fournisseurs,
• Gestion des garanties,
• Gérer les demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition,
• Vérifier l’âge du participant à un jeux concours.
• Respect d’une décision judiciaire, une ordonnance ou une demande.
• Gérer les impayés et les contentieux (et ne portant pas sur des infractions et/ou n'entraînant pas une exclusion de la personne du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat),
•  

Votre consentement

Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, la Société As de Trèfle peut traiter vos données pour :

• Vous transmettre des offres commerciales sur ses produits et services,
• Vous proposer des offres de ses partenaires (liste à demander à l’adresse suivante : contact@asdetrefle.nc)
• Répondre aux demandes émises via les formulaires ou par tout autre moyen de contact
• Permettre la création d’un compte client sur le Site
• En matière de recrutement, vérifier les compétences professionnelles du candidat au regard du poste à pourvoir ou des postes susceptibles d’être pourvus.

À tout moment, vous pouvez revenir sur votre choix et retirer votre consentement, selon les modalités décrites dans la section 5.2 de la présente Politique, sans toutefois remettre en cause la légalité du traitement reposant sur le consentement et mis en œuvre avant le retrait.

 

Les intérêts légitimes de la Société As de Trèfle

La Société As de Trèfle pourra traiter vos données personnelles aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment, pour :

• Réaliser des enquêtes de satisfaction,
• Sélectionner des clients pour des études, sondages, tests produit,
• Organiser des jeux-concours,
• Gérer les avis sur les produits, services ou contenus,
• Élaborer des statistiques financières, commerciales,

 

Combien de temps sont conservéees vos données ?

Vos données sont conservées par la Société As de Trèfle pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription.

En matière de données des visiteurs du Site, des clients/prospects : Les données vous concernant et qui sont nécessaires à l’exécution d’un contrat sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle.

Après l’exécution du contrat, As de Trèfle pourra être amené à archiver certaines de vos données pour répondre à des obligations comptables ou fiscales ou à des fins probatoires, en cas de litige ou de réclamation, dans la limite du délai de prescription applicable. Les données collectées sont ensuite anonymisées à des fins d’analyse ou d’élaboration de statistiques agrégées.

Les données utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent également être conservées par As de Trèfle pour une durée de 3 ans à compter du dernier contact que vous avez eu avec As de Trèfle (par exemple, un achat ou la date d’expiration d’une garantie, ou dernière connexion à l’espace personnel). Au terme de ce délai de trois ans, As de Trèfle prendra contact avec vous afin de savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive et explicite de votre part, vos données seront supprimées ou anonymisées à des fins d’analyses ou d’élaboration de statistiques agrégées.

Les données collectées et traitées dans le cadre de l’espace personnel ont vocation à être conservées jusqu’à la suppression de votre compte client. À tout moment, vous pouvez procédez vous-même à la suppression de votre compte. Un compte non utilisé est considéré comme inactif à l’issue d’un délai de 3 ans, vous serez informé de la possibilité de le supprimer et vous pourrez valider ou pas la demande de suppression.

En cas d'exercice du droit d'accès ou de rectification (cf. article 5), les données relatives à vos justificatifs d'identité seront conservées pendant un délai d’un (1) an.  Si vous exercez votre droit d'opposition (cf. article 5) à recevoir de la prospection commerciale auprès de la Société As de Trèfle, les informations permettant de prendre en compte votre droit d'opposition seront conservées au minimum trois (3) ans à compter de l'exercice de ce droit. Ces données ne seront en aucun cas utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte de ce droit seront conservées (par exemple, l'adresse électronique).

Les cookies seront conservés pendant 13 mois maximum puis supprimés.

Dans le cadre de l’organisation d’un jeu concours

Les données collectées seront conservées pour toute la durée du jeu concours jusqu’à l’attribution des lots gagnés. La pièce d’identité du ou des gagnant(s) sera archivée pendant 2 mois, à titre de preuve.

En matière d’enquête, sondage, étude, test produit

Vos données seront conservées le temps de la réalisation de l’enquête, sondage, étude, test produit.

Concernant les fichiers Fournisseurs partenaires 

Les données à caractère personnel recueillies à l’occasion de la gestion des fichiers fournisseurs sont conservées conformément aux dispositions légales applicables.

En matière de recrutement

Sauf avis contraire de la part du candidat, la Société As de Trèfle conserve son dossier pendant 1 ans afin de reprendre contact avec lui si son profil correspond à l’une de ses recherches futures. A l’issue de ce délai de deux ans, ses données seront automatiquement détruites, sauf accord formel de sa part.

Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO : contact@asdetrefle.nc  

 

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

5.1. Vos droits sur vos données

Droit d’accès à vos données

Vous pouvez obtenir de la Société As de Trèfle la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenu par la Société As de Trèfle.

Droit de rectification de vos données

Vous pouvez obtenir de la Société As de Trèfle, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant

Droit à l’effacement de vos données

Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à la Société As de Trèfle l'effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par la Société As de Trèfle sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à la Société As de Trèfle de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à la Société As de Trèfle (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière, sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif. En cas de traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer, à tout moment (Voir point 5.2 de la présente Politique), tout comme vous pouvez vous opposer à tout moment au dépôt de cookies (cf. Article 10 de la présente Politique).                                                                                                                           

Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données

Vous pouvez demander à la Société As de Trèfle de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :

• vous contestez l’exactitude des données utilisées par la Société As de Trèfle,
• vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
• en cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement,
• vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données

Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement (envoi de nos offres commerciales électroniques, par exemple), vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement (Voir point 5.2 de la présente Politique).

De même, pour retirer votre consentement aux cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

5.2. L’exercice de vos droits

Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande au DPO de la société As de Trèfle :

Par courriel à : contact@asdetrefle.nc

Par courrier : 202 rue Gervolino 98800 Nouméa

Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et la société concernée par la demande. La demande doit également être accompagnée d’un justificatif d’identité et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.

La Société As de Trèfle vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé d’un (1) mois, sur justification (en raison de la complexité ou du nombre de demandes).

Si vous estimez, après avoir contacté la Société As de Trèfle, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Prospection et publicité ciblée

Dès lors que vous avez accepté de recevoir des offres commerciales de la part de la Société As de Trèfle, vous pouvez, à tout moment, revenir sur votre choix en cliquant sur le lien de désinscription, prévu à cet effet ou renvoyant STOP, comme indiqué dans les SMS qui vous sont envoyés.

Si vous avez accepté de recevoir des newsletters de la part de la Société As de Trèfle, vous pourrez à tout moment, manifester votre souhait de ne plus en être destinataire, grâce au lien de désinscription présent dans chacune des lettres d’information.

De manière générale, pour toute question relative à la présente politique de protection des données ou pour toute demande relative à la gestion de vos données personnelles par la Société As de Trèfle, vous pouvez adresser votre demande par email ou par courrier, comme indiqué ci-dessus.

 

Avec qui la Société As de Tréfle partage-t-elle vos données ? 

La Société As de Trèfle est également susceptible de transmettre vos données aux entités suivantes lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre à l’une des finalités visées au point 1 des présentes :

En matière de données des fichiers clients et prospects peuvent avoir accès à vos données, autre que le personnel de l’As de Trèfle :

• L’organisme bancaire CSB via epay.nc avec qui nous avons passé un contrat pour la mise en œuvre des services de paiement en ligne.
• Les partenaires de la société (liste à demander à l’adresse suivante : contact@asdetrefle.nc)
• Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...) ;
• Les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.

En matière de recrutement, les données des candidats sont destinées au service RH et à la direction.

En matière de communication d’offres commerciales et de promotions, de newsletter, par mail ou SMS, vos données sont transmises à nos sous-traitants prestataires en communication digitale pour la réalisation desdites actions de communication commerciale.

 

Vos données sont-elles transférées hors UE ?

Pour certaines opérations, des données à caractère personnel peuvent être transmises à des sociétés situées dans des pays hors de l'Union Européenne. Des transferts hors Union Européenne peuvent être réalisés notamment dans le cadre des activités suivantes :

ACTIVITE	PAYS DE DESTINATIONS DES DONNEES
Exploitation des données vers Facebook / Instagram	Etats Unis
Exploitation des données vers Google Adwords	Etats Unis
Recueil des statistiques Google Analytics	Etats Unis
Hébergement : Google Cloud Plateform	Australie

 

Comment la Société As de Tréfle sécurise-t-elle le traitement de vos données ?

La Société As de Trèfle met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données.

Les infrastructures de la Société As de Trèfle sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …). L’accès physique et distant aux serveurs hébergeant les données est contrôlé. Des tests d’intrusion sont réalisés, ainsi que des sauvegardes régulières avec des tests de restauration. La sécurité de votre terminal, à partir duquel vous vous connectez à notre Site, relève de votre responsabilité.

Dans le cas où la Société As de Trèfle serait susceptible de faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, elle s’engage à vérifier qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.
En cas de violation de données à caractère personnel, c’est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes :

POUR VOUS, LA VIOLATION DES DONNEES ENGENDRE	AUCUN RISQUE	UN RISQUE	UN RISQUE ELEVE
Documentation interne, dans le « registre des violations »	X	X	X
Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h	–	X	X
Nous vous en informons dans les meilleurs délais	–	–	X

 

Le « registre des violations » contient les éléments suivants :

• La nature de la violation ;
• Les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
• Les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
• Les conséquences probables de la violation ;
• Les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
• Le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.

Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, la Société As de Trèfle n’est pas tenue de vous informer d’une violation dans les cas suivants :

• Vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n’est pas autorisée à y avoir accès ;
• Des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
• Cette communication exige pour la Société As de Trèfle des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.

 

Champs obligatoire

Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande.

L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services.

 

Politique de Cookies

Pour la consulter cliquez ici